Talk about your work, make and move appointments on the phone, and ask politely

um, am, im: from the clock to the season

Think from small to big. um is for an exact point on the clock: Die Besprechung beginnt um 10 Uhr. Ich komme um halb acht (7:30). am is for a day: am Montag, am Wochenende, and for the parts of a day: am Morgen, am Vormittag, am Nachmittag, am Abend. The night is the exception: in der Nacht. Dates also take am, with the ordinal number ending in -en: am 15. März (say: am fünfzehnten März), or just Ich bezahle die Rechnung am Fünfzehnten. im is for a longer stretch: a month (im Juli) or a season (im Winter). am is short for an dem and im for in dem, the same Dativ short forms you know from places (am Bahnhof, im Büro). A year can stand alone: 2023 bin ich nach Deutschland gekommen. If you want a preposition, say im Jahr 2023. "in 2023" copies English, and careful German avoids it. For a stretch of time, use von … bis: von 9 bis 17 Uhr, von Montag bis Freitag. With dates, the article joins the preposition: vom 23. bis zum 31. Dezember (von dem, zu dem). The questions are Wann?, Um wie viel Uhr? and Von wann bis wann?

seit, vor, nach and in: measuring from today or from an event

seit says when something began that is still going on today, so German puts the verb in the present: Ich arbeite seit 2022 bei einer Firma in Köln. Zainab lernt seit einem Jahr Deutsch. English uses "have worked" and "has been learning" here, and that is where the mistake comes from. seit covers both English words since and for: a starting point (seit 2022, seit Oktober, seit Montag) and a length (seit einem Jahr, seit drei Wochen). The question is Seit wann? Usually the verb is in the present; with a negative you also hear the Perfekt: Ich habe ihn seit Monaten nicht gesehen. vor with a length of time means ago, and because that moment is over, the sentence is in the past: Ich bin vor zwei Jahren nach Köln gekommen. Mein Vorstellungsgespräch war vor einem Monat. vor with an event means before: vor dem Studium, vor der Besprechung. nach with an event means after: nach dem Studium, nach der Arbeit, nach dem Essen. And in with a length points forward from today: in zwei Wochen means two weeks from now. All four take the Dativ: dem Studium, der Arbeit, einem Jahr. In the Dativ plural the noun adds -n if it does not already end in -n or -s: zwei Jahren, vier Monaten, but drei Wochen stays as it is.

• Die Besprechung ist am Donnerstag um halb elf.

  The meeting is on Thursday at half past ten.

  میٹنگ جمعرات کو ساڑھے دس بجے ہے۔

• Im August habe ich zwei Wochen Urlaub.

  In August I have two weeks' holiday.

  اگست میں میری دو ہفتے کی چھٹی ہے۔

• Ich habe vom 23. bis zum 31. Dezember Urlaub.

  I am on holiday from the 23rd to the 31st of December.

  میری 23 سے 31 دسمبر تک چھٹی ہے۔

  vom = von dem, zum = zu dem.

• Ich arbeite seit 2022 bei einer Firma in Köln.

  I have worked for a company in Cologne since 2022.

  میں 2022 سے کولون کی ایک کمپنی میں کام کر رہا ہوں۔

  Still true today: present tense with seit.

• Zainab lernt seit einem Jahr Deutsch.

  Zainab has been learning German for a year.

  زینب ایک سال سے جرمن سیکھ رہی ہے۔

  English "for", German still seit.

• Mein Vorstellungsgespräch war vor zwei Monaten.

  My job interview was two months ago.

  میرا انٹرویو دو مہینے پہلے تھا۔

  vor + Dativ plural: Monaten, with -n.

• Vor der Besprechung drucke ich die Unterlagen aus.

  Before the meeting I print out the documents.

  میٹنگ سے پہلے میں کاغذات پرنٹ کرتا ہوں۔

• Nach dem Studium möchte ich in Deutschland arbeiten.

  After my studies I would like to work in Germany.

  پڑھائی کے بعد میں جرمنی میں کام کرنا چاہتا ہوں۔

Verb, preposition and case as one unit

In English you wait for someone; in German you wait auf someone: Ich warte auf deine Antwort. English "think of" is denken an, not von, and "take part in" is teilnehmen an, not in. You cannot work out the preposition from English or from logic, so learn each verb with its preposition and its case, the way you learn a noun with its article: warten auf + Akkusativ. For some prepositions the case is never in doubt. mit, von, nach, zu and bei always take the Dativ (Ich telefoniere mit meiner Mutter); für and um always take the Akkusativ (Es geht um einen Termin). an, auf, über and vor are two-way prepositions, like the ones you know from Wo? and Wohin?, but with these verbs there is no place to ask about, so the verb decides. Most of the ones in this unit take the Akkusativ: Ich denke an den Termin. Wir sprechen über das Projekt. Two common ones take the Dativ and need extra care: Ich nehme an der Besprechung teil, and Ich habe Angst vor dem Vortrag. Word order does not change: the preposition and its noun sit in the middle, and a separable prefix or an infinitive still goes to the end: Ich nehme morgen an der Besprechung teil. Ich kann morgen an der Besprechung teilnehmen. One verb can take two prepositions, one for the person and one for the thing: Ich entschuldige mich bei Ihnen für die Verspätung.

Asking and pointing back: wo(r)- and da(r)-

Worum geht es? from unit 2 is one member of a whole family. When the answer is a thing, German builds the question word from wo + the preposition: Wofür interessierst du dich? Womit schreibst du? Wovon träumst du? If the preposition begins with a vowel, an r joins them so they are easier to say: Woran denkst du? Worauf wartest du? Worüber sprecht ihr? Worum geht es? In relaxed speech you will also hear Auf was wartest du?, but in writing and in the exam use worauf. When the answer is a person, wo(r)- does not work. Keep the preposition and add wen (Akkusativ) or wem (Dativ), the forms you know from A1: Auf wen wartest du? – Auf meinen Kollegen. Mit wem telefonierst du? – Mit meiner Chefin. The same split appears when you point back to something already mentioned. For a thing, use da + preposition, again with an r if the preposition begins with a vowel: Denkst du an den Termin? – Ja, ich denke daran. Interessierst du dich für Technik? – Ja, ich interessiere mich sehr dafür. For a person, use the preposition + a pronoun: Wartest du auf Jonas? – Ja, ich warte auf ihn. Sprichst du morgen mit Frau Weber? – Ja, ich spreche mit ihr.

• Ich nehme morgen an der Besprechung teil.

  Tomorrow I am taking part in the meeting.

  کل میں میٹنگ میں شریک ہوں گا۔

  teilnehmen an + Dativ; teil goes to the end.

• Sara bewirbt sich um eine Stelle in Berlin.

  Sara is applying for a job in Berlin.

  سارہ برلن میں ایک نوکری کے لیے درخواست دے رہی ہے۔

• Ich entschuldige mich bei Ihnen für die Verspätung.

  I apologise to you for the delay.

  میں تاخیر کے لیے آپ سے معذرت چاہتا ہوں۔

  bei for the person, für for the thing.

• Worüber sprecht ihr? – Über das neue Projekt.

  What are you talking about? – About the new project.

  تم لوگ کس بارے میں بات کر رہے ہو؟ – نئے پروجیکٹ کے بارے میں۔

• Mit wem telefonierst du? – Mit meinem Chef.

  Who are you on the phone to? – To my boss.

  تم کس سے فون پر بات کر رہے ہو؟ – اپنے باس سے۔

  A person: mit wem, not womit.

• Denkst du an den Termin? – Ja, ich denke daran.

  You won't forget the appointment? – No, I'll remember it.

  کیا تمہیں ملاقات کا وقت یاد ہے؟ – ہاں، یاد ہے۔

  A thing already mentioned: daran.

• Wartest du auf Herrn Wagner? – Ja, ich warte auf ihn.

  Are you waiting for Mr Wagner? – Yes, I am waiting for him.

  کیا تم واگنر صاحب کا انتظار کر رہے ہو؟ – ہاں، میں ان کا انتظار کر رہا ہوں۔

  A person: auf ihn, not darauf.

Polite requests with könnte, würde and hätte

You know Ich hätte gern einen Tee from A1, and in unit 3 you used hätte, wäre and würde for wishes. At work the same forms make a request softer. Compare three ways to ask for a file. Schicken Sie mir die Datei! is an order. Können Sie mir bitte die Datei schicken? is polite. Könnten Sie mir bitte die Datei schicken? is more polite again, and it is what people normally say to a colleague or a manager they call Sie. könnte is built like hätte: take the Präteritum konnte from unit 2 and add an umlaut. The endings are the same as in the Präteritum: ich könnte, du könntest, wir könnten. Würden Sie bitte …? is just as polite as Könnten Sie …?: könnten asks if the person can, würden asks if they will. It works with any verb: Würden Sie bitte kurz warten? The word order is the same as for any yes/no question: the Konjunktiv II verb first, the infinitive at the end. With people you call du it works the same: Könntest du mir bitte helfen? Two more polite set phrases: Ich hätte eine Frage (softer than Ich habe eine Frage, which is also correct) and Wäre Ihnen Dienstag recht? (Would Tuesday suit you?). Watch the umlaut when you listen and write. Konnten Sie die Datei öffnen? has no umlaut and is a real question about the past: were you able to open it?

Indirect questions: W-word or ob, verb at the end

A direct question can sound blunt, especially to someone you do not know: Wo ist Herr Weber? Put a polite opener in front of it: Wissen Sie, …?, Können (or Könnten) Sie mir sagen, …?, or, without a question, Ich weiß nicht, … and Ich möchte wissen, …. The question itself then becomes a Nebensatz, with the same word order as after weil in unit 3: the question word at the front, then the rest, and the conjugated verb at the very end. If the question word is the subject, only the verb moves: Wer kommt heute? → Wissen Sie, wer heute kommt? Wann beginnt die Besprechung? → Können Sie mir sagen, wann die Besprechung beginnt? A separable verb joins up again: Wann fängt der Kurs an? → …, wann der Kurs anfängt. A modal verb goes last, after the infinitive: Wo kann ich parken? → …, wo ich parken kann. A yes/no question has no question word to keep, so German adds ob (whether): Kommt Herr Weber heute? → Wissen Sie, ob Herr Weber heute kommt? A comma always stands before the W-word or ob. The punctuation at the end follows the opener: Wissen Sie, ob er kommt? is a question, Ich weiß nicht, ob er kommt. is a statement. For a statement rather than a question, German uses dass (Ich weiß, dass sie kommt); you will practise that in a later unit.

• Könnten Sie mir bitte die Datei schicken?

  Could you send me the file, please?

  کیا آپ مجھے فائل بھیج سکیں گے؟

• Würden Sie bitte kurz warten? Herr Weber kommt gleich.

  Would you wait a moment, please? Mr Weber is just coming.

  کیا آپ ذرا انتظار کریں گے؟ ویبر صاحب ابھی آ رہے ہیں۔

• Entschuldigung, ich hätte eine Frage zum Termin.

  Excuse me, I have a question about the appointment.

  معاف کیجیے، ملاقات کے وقت کے بارے میں میرا ایک سوال ہے۔

• Wissen Sie, wo der Drucker ist?

  Do you know where the printer is?

  کیا آپ جانتے ہیں کہ پرنٹر کہاں ہے؟

• Können Sie mir sagen, wann die Besprechung anfängt?

  Can you tell me when the meeting starts?

  کیا آپ مجھے بتا سکتے ہیں کہ میٹنگ کب شروع ہوتی ہے؟

  fängt … an joins up at the end: anfängt.

• Ich weiß nicht, ob Frau Fischer heute im Büro ist.

  I don't know if Ms Fischer is in the office today.

  مجھے نہیں معلوم کہ فشر صاحبہ آج دفتر میں ہیں یا نہیں۔

  A statement, so a full stop.

• Könnten Sie Herrn Wagner fragen, ob er mich zurückrufen kann?

  Could you ask Mr Wagner if he can call me back?

  کیا آپ واگنر صاحب سے پوچھ سکیں گے کہ وہ مجھے واپس فون کر سکتے ہیں یا نہیں؟

  Modal verb last, after the infinitive.

Two words look the wrong way round. der Arbeitgeber (employer) is literally the work-giver: the firm gives you the work. der Arbeitnehmer (employee) is the work-taker: you take it. Many office tasks are a noun + a verb, and the verb is worth learning with its noun: einen Vortrag halten (to give a talk), not machen; an einer Besprechung teilnehmen; Daten speichern. For appointments, three verbs do most of the work: einen Termin vereinbaren (agree on one), verschieben (move it, with auf + Akkusativ for the new day: auf Freitag verschieben) and absagen (cancel it). der Termin is any fixed appointment: at the doctor's, with a customer, with your boss. A meeting of several colleagues is die Besprechung.

The n-Deklination: Herrn, Kollegen, Kunden

In A1 you learnt the phone phrase Kann ich bitte Herrn Weber sprechen? and were promised the rule later. Here it is. A group of masculine nouns adds -n or -en in every form except the Nominativ singular. The Nominativ covers the subject, the noun after sein (Das ist mein Kollege) and a greeting (Lieber Herr Weber); everywhere else, in the Akkusativ, the Dativ and later the Genitiv, the -(e)n appears. This group is called the n-Deklination. It includes most masculine nouns for people that end in -e (der Kollege, der Kunde, der Junge), nouns for people ending in -ent, -ant or -ist (der Student, der Assistent, der Praktikant, der Journalist), and a few you just learn: der Mensch, der Nachbar, der Herr. So: Der Kollege kommt gleich (subject, no -n). Ich frage den Kollegen (Akkusativ). Ich spreche mit dem Kollegen (Dativ). Herr has its own short form: Herrn in the singular, Herren only in the plural (Sehr geehrte Damen und Herren). That is why you write Ich rufe Herrn Weber an and Ich spreche mit Herrn Weber, but Herr Weber ist nicht da, Das ist Herr Weber, and in a greeting, which is Nominativ too, Lieber Herr Weber. The plural of these nouns ends in -(e)n in every case: die Kollegen, die Kunden. Feminine forms are not affected: die Kollegin, mit der Kollegin.

• Ich rufe morgen den Kunden an.

  I am calling the customer tomorrow.

  میں کل گاہک کو فون کروں گا۔

  anrufen + Akkusativ: den Kunden.

• Das ist unser neuer Praktikant, Danish.

  This is our new intern, Danish.

  یہ ہمارا نیا انٹرن، دانش، ہے۔

  After sein: Nominativ, so no -en.

• Ich gebe dem Assistenten die Unterlagen.

  I give the assistant the documents.

  میں معاون کو کاغذات دیتا ہوں۔

  Dativ: dem Assistenten.

• Kennst du den Kollegen aus der Abteilung von Frau Weber?

  Do you know the colleague from Ms Weber's department?

  کیا تم فراؤ ویبر کے شعبے والے ساتھی کو جانتے ہو؟

• Herr Wagner ist heute nicht da. Ich spreche morgen mit Herrn Wagner.

  Mr Wagner is not in today. I will speak to Mr Wagner tomorrow.

  واگنر صاحب آج موجود نہیں۔ میں کل واگنر صاحب سے بات کروں گا۔

  Subject: Herr. After mit: Herrn.

At work Germans answer the phone with the name of the firm and their own name. When you call, say who you are first (Hier ist … or Mein Name ist …), then who you want, with Herrn for a man. The other person will often ask Worum geht es?, and you answer with Es geht um + Akkusativ. If the person you want is not there, you can leave a message: Kann ich ihm etwas ausrichten? asks if you want to, and ausrichten takes the person in the Dativ (ihm, ihr). To move an appointment, give a short reason with weil, then make a new suggestion in the Konjunktiv II. The call ends with Auf Wiederhören, because you have heard each other, not seen each other.

Look at what the call uses. mit Herrn Fischer (n-Deklination after mit), but Herr Fischer ist … as the subject. Es geht um unseren Termin (um + Akkusativ) and an einer Schulung teilnehmen (an + Dativ). Three polite Konjunktiv II forms: Könnte ich …, Könnten Sie …, Wäre Ihnen das recht? Two indirect questions with ob, each with the verb at the end: ob wir … verschieben können, ob ich … mitbringen soll. Time words: am Donnerstag, am Dienstag um zehn, nach der Besprechung. And warte auf seinen Anruf (auf + Akkusativ). The firms are invented.

The task. Hina Khan works in Köln. On Thursday at 10 o'clock she has a meeting with her team leader, Frau Wagner, but she has a doctor's appointment that morning. She writes an email and covers four points: why she cannot come; a new time; something about the preparation; a request for an answer. Frau Wagner is someone Hina knows well but calls Sie, so the email is semi-formal (unit 2): Liebe Frau Wagner, at the start and Viele Grüße at the end, with Sie, Ihnen and Ihr throughout.