German B1 exam: writing emails (Urdu)

After this unit you can

I can decide from the reader and the purpose whether an email must be formal, semi-formal or informal.
I can match the Anrede and the Gruß so that both belong to the same register, and keep Sie and du consistent.
I can build an email with a Betreff, an Anrede, an opening, one paragraph per point, a closing sentence, a Gruß and my name.
I can link reasons, results and contrasts with weil, denn, deshalb, obwohl and trotzdem in the right word order.
I can make a request polite with the Konjunktiv II: Könnten Sie …?, Ich hätte gern …, Ich wäre Ihnen dankbar, wenn …
I can write a complaint, a reply to an invitation and a request for information using the phrases from this unit.

Qaiser's classes for this chapter

Watch a class, then work through the matching section here.

1. Grammar

Who reads it? Register, Anrede and Gruß

The first decision is not grammar but the reader. A formal email to a company and a message to a friend use different words from the first line, and the Anrede and the Gruß must agree.

Quick revise

• Register means: who reads this, and how close are we?
• formell: Sie + Sehr geehrte Damen und Herren, + Mit freundlichen Grüßen.
• halbformell: Sie + Hallo Herr Weber, / Guten Tag Frau Schmidt, + Viele Grüße.
• informell: du + Liebe/Lieber … / Hallo … + Liebe Grüße.
• Never mix the two ends: pick one register and keep it from the first word to the signature.

Before you write a single sentence, answer two questions: who will read this, and what is the relationship? The answer gives you the register, and the register decides the greeting, the pronoun and the sign-off. German uses three practical levels. Formell is for a company, an authority, a landlord you do not know, or any reader you have never met. You write Sie (always with a capital S), open with Sehr geehrte Damen und Herren, when you do not know the name, or Sehr geehrte Frau Becker, / Sehr geehrter Herr Wagner, when you do, and close with Mit freundlichen Grüßen. Halbformell is for someone you deal with regularly but not privately: a colleague in another department, a course teacher, a shop you have written to before. You still write Sie, but the tone is lighter: Hallo Herr Weber, or Guten Tag Frau Schmidt, and at the end Viele Grüße or Freundliche Grüße. Informell is for friends, family and people you already call du: Liebe Zainab, or Lieber Jonas, or simply Hallo Sara, and at the end Liebe Grüße, Bis bald or Bis dann. The commonest mistake is not choosing the wrong level but mixing two levels in one email: a formal Anrede with an informal Gruß, or a formal opening followed by du. The reader notices this at once. One small rule helps: Sie is capitalised in letters, du since the spelling reform may be lower case, and a name after the Gruß stands alone on the next line.

Register	Reader	Anrede	Gruß
formell	company, authority, unknown reader	Sehr geehrte Damen und Herren, / Sehr geehrte Frau Becker,	Mit freundlichen Grüßen
halbformell	someone you deal with but not privately	Hallo Herr Weber, / Guten Tag Frau Schmidt,	Viele Grüße / Freundliche Grüße
informell	friend, family, someone you call du	Liebe Zainab, / Lieber Jonas, / Hallo Sara,	Liebe Grüße / Bis bald

Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht.
Dear Sir or Madam, thank you very much for your message.
Sehr geehrte Damen und Herren, آپ کے پیغام کا بہت شکریہ۔
Unknown recipient, formal throughout: Ihnen, not dir.
Sehr geehrte Frau Becker, ich schreibe Ihnen wegen meiner Bestellung.
Dear Ms Becker, I am writing to you about my order.
Sehr geehrte Frau Becker, میں اپنے آرڈر کے بارے میں آپ کو لکھ رہا/رہی ہوں۔
A known name, but still formal: Frau, not Liebe Frau, and Sie.
Hallo Herr Weber, vielen Dank für Ihre schnelle Hilfe.
Hello Mr Weber, many thanks for your quick help.
Hallo Herr Weber, آپ کی فوری مدد کا بہت شکریہ۔
Semi-formal: Hallo is relaxed, but the pronoun stays Sie.
Liebe Zainab, vielen Dank für deine Einladung!
Dear Zainab, many thanks for your invitation!
Liebe Zainab, تمہاری دعوت کا بہت شکریہ!
Informal: Liebe + first name + deine. The whole email stays in du.
Könntest du mir bitte die Adresse schicken?
Could you send me the address, please?
کیا تُو مجھے ذرا پتہ بھیج سکتا/سکتی ہے؟
Informal request for a friend. In a formal email the same request is Könnten Sie …?

Think of it like this

Urdu also changes its pronoun by relationship: aap, tum, tu. German keeps two common ones, Sie and du, and carries much of the register in fixed phrases, the way Urdu uses janab-e-aali or pyare bhai instead of only changing the pronoun. So do not ask only "Sie or du?". Ask which set of phrases goes with the person, and take the whole set: Anrede, pronoun, request and Gruß.

Common mistake

~~Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Liebe Grüße, Ayesha~~

Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht. Mit freundlichen Grüßen Ayesha Khan

The Anrede is formal but the Gruß is private. Choose one register at both ends. The full name also belongs to a formal email.

Common mistake

~~Sehr geehrte Frau Becker, kannst du mir bitte helfen?~~

Sehr geehrte Frau Becker, könnten Sie mir bitte helfen?

A formal Anrede needs Sie in the same sentence. Mixing Sehr geehrte with du reads as careless.

Remember

• Reader first, then register, then words. Formell, halbformell or informell.
• Keep the set together: Anrede, pronoun, request and Gruß from the same level.
• Sie is capitalised; a name after the Gruß stands on its own line.

2. Grammar

The frame: Betreff, Anrede, the points, closing, Gruß

A short email has a fixed frame. Learn it once and you can fill it with any task: the reader checks the Betreff and the Anrede first, so those two lines must be right.

Quick revise

• Betreff first: one line, no full stop, it names the purpose.
• Anrede + comma. The next line starts with a small letter.
• The opening says in one or two sentences why you are writing.
• The middle gives one short paragraph per point the task names.
• Close with a sentence, then Gruß and name. No comma after the Gruß.

Think of an email as a frame around your text, and learn the frame in order. 1. Betreff. The subject line comes first and does one job: it tells the reader what the email is about. Keep it short, use no full stop, and name the purpose with a noun: Beschwerde über meine Bestellung, Anfrage: Deutschkurs am Abend, Antwort auf Ihre Einladung zum Firmenfest. Do not put a greeting or a whole sentence there. 2. Anrede. The greeting line ends with a comma, and the next line begins with a small letter: Sehr geehrte Damen und Herren, / ich schreibe Ihnen … 3. Einleitung. One or two sentences: why you are writing, and the fact the reader needs first. Useful openings are ich schreibe Ihnen, weil …, vielen Dank für Ihre Nachricht, ich habe Ihre Anzeige gelesen und …. 4. Hauptteil. The task gives you a few points. Give each point its own short paragraph, in the order of the task, so the reader can find everything. 5. Schluss. One sentence that looks forward: Ich freue mich auf Ihre Antwort. or Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören. 6. Gruß and name. Mit freundlichen Grüßen (no comma), then your name on the next line. An email usually needs no place or date at the top; a letter does. If you send something with the email, say so in the text and add Anlage at the end. When you have written the middle, read the frame again: a correct Betreff and a matching Anrede and Gruß are the cheapest marks in the task.

Part	What it does	Example
Betreff	names the purpose in one line, no full stop	Betreff: Beschwerde über meine Bestellung
Anrede	greets the reader; comma at the end	Sehr geehrte Damen und Herren,
Einleitung	says why you are writing	Ich schreibe Ihnen, weil …
Hauptteil	one short paragraph per task point	Leider war die Lieferung zu spät.
Schluss	looks forward, keeps the tone	Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Gruß + Name	ends the email; no comma after the Gruß	Mit freundlichen Grüßen Ayesha Khan

Betreff: Anfrage – Deutschkurs am Abend
Subject: Enquiry – evening German course
Betreff: Anfrage – Deutschkurs am Abend (موضوع: استفسار – شام کا جرمن کورس)
One line, no full stop, purpose first. A dash separates topic and detail.
Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe Ihnen, weil ich mich für Ihren Kurs interessiere.
Dear Sir or Madam, I am writing because I am interested in your course.
Sehr geehrte Damen und Herren, میں اس لیے لکھ رہا/رہی ہوں کہ مجھے آپ کے کورس میں دلچسپی ہے۔
Comma after the Anrede; ich on the next line starts with a small letter.
Vielen Dank für Ihre Einladung. Leider kann ich am Samstag nicht kommen.
Thank you for your invitation. Unfortunately I cannot come on Saturday.
آپ کی دعوت کا شکریہ۔ بدقسمتی سے میں ہفتے کو نہیں آ سکتا/سکتی۔
A thanks plus the news: this is the opening of a reply, not the whole email.
Ich freue mich auf Ihre Antwort. Mit freundlichen Grüßen Usman Malik
I look forward to your reply. Yours faithfully Usman Malik
میں آپ کے جواب کا منتظر ہوں۔ Mit freundlichen Grüßen Usman Malik
Closing sentence, blank line, Gruß, name. No comma after Grüßen.
Hallo Frau Schmidt, vielen Dank für Ihre Nachricht.
Hello Ms Schmidt, thank you for your message.
Hallo Frau Schmidt, آپ کے پیغام کا شکریہ۔
Semi-formal frame: Hallo + Frau, and the next line small.

Think of it like this

An email frame works like the envelope and signature of a job application: the reader sees the subject and your name before reading the middle, and judges the whole letter by them. In Urdu too, the unwan and the dastakhat set the tone before anyone reads the paragraph. Spend two minutes on the Betreff, the Anrede and the Gruß; they carry more of the impression than the longest sentence in the middle.

Common mistake

~~Betreff: Beschwerde über meine Bestellung.~~

Betreff: Beschwerde über meine Bestellung

A Betreff is a line, not a sentence: no full stop at the end.

Common mistake

~~Sehr geehrte Damen und Herren, Ich schreibe Ihnen wegen meiner Bestellung.~~

Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe Ihnen wegen meiner Bestellung.

After the comma of the Anrede the text continues on a new line with a small letter. Ich is only capitalised as the first word of a sentence, not here.

Remember

• Betreff: purpose in one line, no full stop. Anrede: comma, then a small letter.
• One paragraph per point, in the order the task gives them.
• End with a forward-looking sentence, the Gruß (no comma) and your name.

3. Grammar

Linking and tone: reasons, results, contrast and polite requests

Short sentences sound like a list. Connectors turn them into an email that reads smoothly, and the Konjunktiv II keeps a request polite even when the news is bad.

Quick revise

• weil + verb last = reason; denn + normal order = reason.
• deshalb + verb = result; obwohl + verb last = contrast; trotzdem + verb = contrast.
• außerdem + verb adds a point; leider softens bad news.
• Konjunktiv II makes a request polite: Könnten Sie …?, Ich hätte gern …, Ich wäre Ihnen dankbar, wenn …
• Put the connector only once per link; do not use weil and deshalb in the same sentence.

An email is easier to read when the sentences are joined by the right connector, and the connector also tells you where the verb goes. There are two families. Coordinating connectors (denn, aber, und, oder, sondern) keep the normal order: subject, then verb. Subordinating connectors (weil, obwohl, dass, wenn, ob) send the conjugated verb to the end. So Ich komme nicht, weil ich keine Zeit habe but Ich komme nicht, denn ich habe keine Zeit. The meaning is the same; the word order is not. The adverbs deshalb and trotzdem are different again: they take position 1, so the verb comes straight after them. Die Heizung war kaputt. Deshalb habe ich mich beschwert. (result) and Die Heizung war kaputt. Trotzdem habe ich gut geschlafen. (contrast: surprising). Obwohl gives the same contrast inside one sentence and sends the verb to the end: Obwohl die Heizung kaputt war, habe ich gut geschlafen. Use außerdem to add a new fact, and leider to soften bad news; leider can stand first (Leider ist das Zimmer laut.) or after the verb (Das Zimmer ist leider laut.). Tone is the second half of this section. A direct demand sounds rude in German: Schicken Sie mir das Geld! The Konjunktiv II makes the same request polite without making it weaker: Könnten Sie mir das Geld bitte zurücküberweisen? Ich hätte gern replaces the blunt Ich will; Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie … würden wraps a request in a condition. A complaint uses exactly these forms: clear facts, a clear request, and a tone that leaves the reader willing to help.

Function	Connector	Word order	Example
reason	weil	verb last	…, weil ich keine Zeit habe.
reason	denn	normal order	…, denn ich habe keine Zeit.
result	deshalb	verb straight after	Deshalb habe ich mich beschwert.
contrast	obwohl	verb last	Obwohl es laut war, habe ich geschlafen.
contrast	trotzdem	verb straight after	Trotzdem habe ich geschlafen.
adding	außerdem	verb straight after	Außerdem war das Zimmer kalt.
polite request	Konjunktiv II	Könnten / hätte / wäre + würden	Könnten Sie mir bitte helfen?

Ich schreibe Ihnen, weil ich ein Problem mit meiner Bestellung habe.
I am writing because I have a problem with my order.
میں اس لیے لکھ رہا/رہی ہوں کہ میرے آرڈر میں مسئلہ ہے۔
weil sends habe to the end.
Ich habe ein Problem, denn das Gerät funktioniert nicht.
I have a problem, because the device does not work.
مجھے مسئلہ ہے، کیونکہ آلہ کام نہیں کرتا۔
denn keeps the normal order: das Gerät funktioniert.
Das Gerät ist defekt. Deshalb möchte ich es zurückgeben.
The device is faulty. That is why I want to return it.
آلہ خراب ہے۔ اسی لیے میں اسے واپس کرنا چاہتا/چاہتی ہوں۔
deshalb + verb: möchte ich.
Obwohl die Lieferung spät kam, war das Paket in Ordnung.
Although the delivery was late, the parcel was fine.
اگرچہ ڈیلیوری دیر سے آئی، پارسل ٹھیک تھا۔
obwohl + verb last: kam. The main clause follows after the comma.
Die Lieferung kam spät. Trotzdem war das Paket in Ordnung.
The delivery was late. Nevertheless the parcel was fine.
ڈیلیوری دیر سے آئی۔ پھر بھی پارسل ٹھیک تھا۔
trotzdem + verb: war das Paket.
Könnten Sie mir bitte die Rechnung schicken? Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir antworten würden.
Could you please send me the invoice? I would be grateful if you would reply to me.
کیا آپ مجھے ذرا انوائس بھیج سکتے ہیں؟ اگر آپ مجھے جواب دیں تو میں شکر گزار ہوں گا/گی۔
Two polite forms: Könnten Sie …? and Ich wäre Ihnen dankbar, wenn … würden.
Leider ist das Zimmer sehr laut.
Unfortunately the room is very loud.
بدقسمتی سے کمرہ بہت شور والا ہے۔
leider in position 1: the verb comes next.

Think of it like this

The German connectors behave differently, and the difference is word order. weil sends the conjugated verb to the end; deshalb takes position 1, so the verb comes straight after it. English splits the same way with because and so. When you are unsure, decide first whether you are giving a reason or a result, then choose the connector that matches.

Common mistake

~~Ich kann nicht kommen, weil ich habe keine Zeit.~~

Ich kann nicht kommen, weil ich keine Zeit habe.

weil is a subordinating connector: the conjugated verb habe goes to the end.

Common mistake

~~Deshalb ich möchte mich beschweren.~~

Deshalb möchte ich mich beschweren.

deshalb takes position 1, so the verb comes straight after it and the subject follows.

Common mistake

~~Ich würde Ihnen dankbar, wenn Sie mir helfen würden.~~

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir helfen würden.

The polite phrase is Ich wäre Ihnen dankbar. wäre is the Konjunktiv II of sein, not a form of werden.

Remember

• weil/obwohl + verb last. denn + normal order. deshalb/trotzdem/außerdem + verb.
• deshalb = result; trotzdem = surprising contrast; obwohl = the same contrast in one sentence.
• Polite requests: Könnten Sie …?, Ich hätte gern …, Ich wäre Ihnen dankbar, wenn … würden.

4. Writing

Model 1: a complaint email

A complete complaint about an invented coach trip. It follows the frame from section 2, stays polite, and asks for one clear thing. All names, dates, places and prices are invented.

The task. Ayesha Khan from Mönchengladbach booked a four-day coach trip to the Baltic Sea through a travel agency, Reisebüro Sonnenblick. She paid 640 euros, and the dates were 12 to 15 September. The agency, the trip, the price and the dates are all invented for this unit; only the structure is real. The room was not clean, the heating did not work, and building work next door kept her awake, so she came home after two days. She writes to the agency and asks for part of the price back. A complaint has four jobs: say what you booked, say what went wrong, say what you have already done, and say what you want now. Each job gets its own short paragraph. The tone is firm but polite: facts, not insults, and a clear request at the end. You do not need to quote a law; describe the problem and the solution you want.

Part	In this email	What it does
Betreff	Beschwerde über meine Busreise an die Ostsee	names the purpose and the trip
Anrede	Sehr geehrte Damen und Herren,	formal, because the reader is unknown
Einleitung	12. September, four-day trip, 640 Euro	the facts of the booking
Probleme	dirty room, broken heating, building noise	one fact per sentence, no insults
Forderung	part of the price back	clear and polite, with a deadline
Schluss	Mit freundlichen Grüßen + name	closes the formal email

Ayesha writes to the travel agency (invented: Reisebüro Sonnenblick)

Betreff: Beschwerde über meine Busreise an die Ostsee Sehr geehrte Damen und Herren, am 12. September habe ich in Ihrem Reisebüro eine viertägige Busreise an die Ostsee gebucht. Die Reise hat 640 Euro gekostet. Ich habe mich lange darauf gefreut, weil es mein erster Urlaub seit zwei Jahren war. Leider hat die Reise meine Erwartungen nicht erfüllt. Mein Zimmer im Hotel war nicht sauber, und die Heizung funktionierte nicht. Außerdem war im Nachbarhaus eine Baustelle. Deshalb konnte ich nachts kaum schlafen. Nach zwei Tagen habe ich die Reise abgebrochen und bin mit dem Zug nach Hause gefahren. Ich bitte Sie deshalb, mir einen Teil des Reisepreises zurückzuerstatten. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir bis Ende des Monats antworten würden. Die Buchungsunterlagen und meine Zugfahrkarte kann ich Ihnen gern schicken. Mit freundlichen Grüßen Ayesha Khan

English translation

Subject: Complaint about my coach trip to the Baltic Sea Dear Sir or Madam, On 12 September I booked a four-day coach trip to the Baltic Sea at your travel agency. The trip cost 640 euros. I had been looking forward to it for a long time, because it was my first holiday in two years. Unfortunately the trip did not meet my expectations. My room in the hotel was not clean, and the heating did not work. There was also a building site next door. That is why I could hardly sleep at night. After two days I broke off the trip and took the train home. I therefore ask you to refund part of the price of the trip. I would be grateful if you would reply to me by the end of the month. I will gladly send you the booking documents and my train ticket. Yours faithfully Ayesha Khan

• Betreff: Beschwerde über + Akkusativ, and the subject of the trip. No full stop, no greeting inside it.
• Einleitung: date, what was booked, price, and why it mattered. Facts first, so the reader knows what this is about. The price and dates are invented.
• Probleme: one fact per sentence, joined with und, außerdem and deshalb. No insults, no exclamation marks. Leider at the start softens the bad news.
• Forderung: Ich bitte Sie deshalb, mir … zurückzuerstatten states exactly what she wants; Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie … würden keeps it polite and adds a deadline.
• Schluss: a fixed formal Gruß, no comma, and the full name. The offer to send the documents shows she is serious and makes it easy for the agency to answer.

Remember

• Four jobs, four paragraphs: what you booked, what went wrong, what you did, what you want.
• Facts and connectors instead of feelings: leider, außerdem, deshalb.
• One clear request, in the Konjunktiv II if it helps the tone.

5. Writing

Model 2: a reply to an invitation

A warm, informal reply to a friend's invitation. It thanks, answers, asks a question and offers help, in the du register from the first line to the last.

The task. Lena Schmidt has moved into a new flat and invites her friend Priya Sharma to an Einweihungsfeier on Saturday at six o'clock. Priya writes back. The invitation is private, so the answer is informal: Liebe Lena, and Liebe Grüße. A good reply does four things. It thanks for the invitation. It answers clearly (I am coming / I cannot come). It asks or offers something, which keeps the email friendly and gives the reader something to reply to. If you are coming, ask what to bring or offer to help; if you cannot come, give a short reason, wish them a good evening and suggest another meeting. It keeps the same register throughout. Priya's reply runs to a few short sentences: enough to be warm, short enough to read at a glance. The private model stays informal; the complaint and the enquiry stay formal. The register, not the length, makes the difference.

Situation	German
accept	Vielen Dank für deine Einladung! Ich komme sehr gern.
ask what to bring	Kann ich etwas mitbringen?
offer help	Ich kann schon früher kommen und dir helfen.
decline politely	Leider kann ich nicht kommen. Es tut mir sehr leid.
suggest another time	Wollen wir uns nächste Woche treffen?

Priya answers Lena (invented)

Betreff: Antwort auf deine Einladung Liebe Lena, vielen Dank für deine Einladung zur Einweihungsfeier! Ich komme sehr gern am Samstag. Es freut mich, dass du endlich umgezogen bist. Kann ich etwas mitbringen? Ich könnte einen Salat machen oder einen Kuchen backen, wenn du möchtest. Sag mir einfach, was noch fehlt. Außerdem kann ich schon um vier Uhr kommen und dir beim Vorbereiten helfen. Ich freue mich auf Samstag und auf deine neue Wohnung! Liebe Grüße Priya

English translation

Subject: Reply to your invitation Dear Lena, thank you very much for your invitation to the house-warming party! I would love to come on Saturday. I am glad that you have finally moved. Can I bring something? I could make a salad or bake a cake, if you like. Just tell me what is still missing. I can also come at four and help you get ready. I am looking forward to Saturday and to your new flat! Love Priya

• Betreff is a short reply line: Antwort auf deine Einladung. With a friend, deine is right; with a company it would be Ihre.
• Anrede and Gruß match: Liebe Lena … Liebe Grüße. Both are informal, and the whole text uses du/deine/dir.
• The answer is in the first lines: Ich komme sehr gern am Samstag. The reader does not have to hunt for it.
• A question and an offer keep the email friendly: Kann ich etwas mitbringen? and Ich könnte … backen (Konjunktiv II, soft offer).
• The closing sentence looks forward, then Liebe Grüße and the first name. No comma after the Gruß.

Remember

• Thank, answer, ask or offer, close warmly: four short moves.
• Private email = du from first line to last: Liebe Lena, deine, Ich komme gern, Liebe Grüße.
• If you decline, thank anyway, give one short reason, and suggest another meeting.

6. Writing

Model 3: a request for information

A formal enquiry to an invented language school. It introduces itself in two lines, asks four clear questions, and closes politely. Every question has its own question mark and its own sentence.

The task. Usman Malik wants to take an evening German course at the Sprachschule Sonnenwinkel (invented). He saw an advert in the newspaper and has four questions: when the next course starts and how often the lessons are; what the course costs; whether the book is included in the price; and whether he can try one lesson first. He writes a formal enquiry, because he does not know the reader. The structure is the same frame again. Betreff: Anfrage – Deutschkurs am Abend. Sehr geehrte Damen und Herren, then two sentences about himself: where he saw the advert, how long he has been learning, what he wants. The questions come next, each in its own sentence, so the reader can answer them one by one. A polite enquiry uses Könnten Sie mir bitte sagen, …?, Was kostet …?, Ist … enthalten? and Ich würde gern wissen, ob …. It ends with thanks in advance and a formal Gruß. The prices and dates are invented. Do not put several questions into one long sentence: the reader will answer only the last one.

What you ask	Polite German
start and frequency	Wann beginnt der nächste Kurs, und wie oft ist der Unterricht?
price	Was kostet der Kurs?
included?	Ist das Lehrbuch im Preis enthalten?
a trial lesson	Könnte ich eine Probestunde machen?
a general question	Ich würde gern wissen, ob …

Usman writes to the language school (invented: Sprachschule Sonnenwinkel)

Betreff: Anfrage – Deutschkurs am Abend Sehr geehrte Damen und Herren, ich habe Ihre Anzeige in der Zeitung gelesen und interessiere mich für Ihren Deutschkurs am Abend. Ich lerne seit einem Jahr Deutsch und möchte meine Kenntnisse verbessern. Könnten Sie mir bitte einige Fragen beantworten? Wann beginnt der nächste Kurs, und wie oft ist der Unterricht? Was kostet der Kurs? Ist das Lehrbuch im Preis enthalten? Außerdem würde ich gern wissen, ob ich eine Probestunde machen kann. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir die Informationen per E-Mail schicken würden. Vielen Dank im Voraus. Mit freundlichen Grüßen Usman Malik

English translation

Subject: Enquiry – evening German course Dear Sir or Madam, I read your advert in the newspaper and am interested in your evening German course. I have been learning German for a year and would like to improve my knowledge. Could you please answer a few questions for me? When does the next course start, and how often are the lessons? What does the course cost? Is the book included in the price? I would also like to know whether I can have a trial lesson. I would be grateful if you would send me the information by email. Many thanks in advance. Yours faithfully Usman Malik

• Betreff: Anfrage + topic, one line, no full stop. The reader knows at once that this is not a complaint or a booking.
• Einleitung: two sentences about the writer, not about the school. They tell the reader who is asking and why the answer matters.
• Questions: one per sentence, each with a question mark. Könnten Sie …? opens the block politely; Ich würde gern wissen, ob … asks an open question without sounding direct.
• Schluss: Konjunktiv II (Ich wäre Ihnen dankbar, wenn … würden) plus Vielen Dank im Voraus, then the formal Gruß. A question email always ends with thanks.
• No answer is invented here: the model asks, it does not pretend to know the school's prices. The price mentioned in the unit prose is fictional.

Remember

• Betreff: Anfrage + topic. Introduce yourself in two sentences, then ask.
• One question per sentence, each with a question mark; polite forms: Könnten Sie …?, Ich würde gern wissen, ob …
• Close with thanks in advance and a formal Gruß.

7. Words

Redemittel for emails: the phrases you can reuse

The words for the parts of an email, then the fixed phrases for a formal and an informal one. Learn them in pairs, formal next to informal, and an empty page becomes a draft.

These are the words and phrases that do most of the work in a short email. Learn the parts first, because they are the frame you will use every time, and then the phrases in their register. When you learn a formal phrase, learn its informal partner at the same time: Sehr geehrte Damen und Herren, with Hallo zusammen,; Mit freundlichen Grüßen with Liebe Grüße; Könnten Sie mir bitte …? with Kannst du mir bitte …?. The pair makes the register visible, and the register is what the reader notices first.

Parts of an email and what you do with them

der Betreff, die Betreffesubject lineموضوع کی سطر
die Anrede, die Anredensalutation, greeting lineخطاب، سلام کی سطر
der Gruß, die Grüßesign-off, closing greetingاختتامی سلام
die Anlage, die Anlagenattachmentمنسلکہ
der Empfänger / die Empfängerin, die Empfänger / die Empfängerinnenrecipientوصول کرنے والا / والی
der Absender / die Absenderin, die Absender / die Absenderinnensenderبھیجنے والا / والی
die Unterschrift, die Unterschriftensignatureدستخط
sich bedanken (bei + Dativ)to thank (someone)(کسی کا) شکریہ ادا کرنا
sich entschuldigen (für + Akkusativ)to apologise (for)(کسی بات پر) معافی مانگنا
sich beschweren (über + Akkusativ)to complain (about)(کسی چیز کی) شکایت کرنا
antworten (auf + Akkusativ)to reply (to)(کسی چیز کا) جواب دینا
anfragento enquireاستفسار کرنا
mitteilento inform, to tellاطلاع دینا
bestätigento confirmتصدیق کرنا
absagento cancel; to declineمنسوخ کرنا؛ انکار کرنا
zusagento accept, to say yesقبول کرنا، ہاں کہنا

Formal phrases

Sehr geehrte Damen und Herren,Dear Sir or Madam,محترم جنابِ عالی،
Mit freundlichen GrüßenYours faithfully / Yours sincerelyنیک تمناؤں کے ساتھ
Ich schreibe Ihnen, weil …I am writing to you because …میں اس لیے لکھ رہا/رہی ہوں کہ …
Ich möchte mich über … beschweren.I would like to complain about …میں … کی شکایت کرنا چاہتا/چاہتی ہوں۔
Könnten Sie mir bitte …?Could you please …?کیا آپ مجھے ذرا …؟
Ich wäre Ihnen dankbar, wenn …I would be grateful to you if …اگر آپ … تو میں شکر گزار ہوں گا/گی
Ich freue mich auf Ihre Antwort.I look forward to your reply.میں آپ کے جواب کا منتظر ہوں۔
Vielen Dank im Voraus.Many thanks in advance.پیشگی بہت شکریہ۔
Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass …Unfortunately I have to inform you that …بدقسمتی سے مجھے آپ کو بتانا ہے کہ …
Ich bitte Sie, … zu …I ask you to …میں آپ سے درخواست کرتا/کرتی ہوں کہ …
Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.I am happy to answer any further questions.مزید سوالات کے لیے میں حاضر ہوں۔
Ich hätte gern weitere Informationen.I would like further information.مجھے مزید معلومات چاہیے۔

Informal phrases

Liebe / Lieber …Dear … (to a friend)پیارے / پیاری …
Hallo …Hi / Hello …ہیلو …
Wie geht es dir?How are you?تم کیسے/کیسی ہو؟
Vielen Dank für deine Einladung!Many thanks for your invitation!تمہاری دعوت کا بہت شکریہ!
Ich komme gern.I would love to come.میں خوشی سے آؤں گا/گی۔
Kann ich etwas mitbringen?Can I bring something?کیا میں کچھ لا سکتا/سکتی ہوں؟
Es tut mir leid, aber ich kann nicht kommen.I am sorry, but I cannot come.مجھے افسوس ہے، لیکن میں نہیں آ سکتا/سکتی۔
Liebe GrüßeBest wishes / Loveمحبت بھرے سلام
Bis baldSee you soonجلد ملتے ہیں
Melde dich mal.Get in touch sometime.کبھی رابطہ کرنا۔

Formal	Informal
Sehr geehrte Damen und Herren,	Hallo zusammen,
Könnten Sie mir bitte helfen?	Kannst du mir bitte helfen?
Ich wäre Ihnen dankbar, wenn …	Es wäre nett, wenn du …
Mit freundlichen Grüßen	Liebe Grüße

Think of it like this

Learn each phrase with the sentence that comes before and after it, not alone. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn is useless without a verb at the end in the würden-form; Mit freundlichen Grüßen is useless if you then write a first name only. A phrase is a small machine: learn which part it needs, and it will run when you are nervous in the exam.

Remember

• Frame words: Betreff, Anrede, Gruß, Anlage, Unterschrift.
• Formal: Könnten Sie …?, Ich wäre Ihnen dankbar, wenn …, Vielen Dank im Voraus.
• Informal: Liebe/Lieber …, Ich komme gern, Kann ich etwas mitbringen?, Liebe Grüße.

Practice

Check yourself

Pick an answer; you will see why each option is right or wrong.

Exercise 1

You write to an authority. The clerk's name is Frau Becker. Which Anrede is correct?

Sie schreiben an eine Behörde. In dem Schreiben steht der Name der Sachbearbeiterin: Frau Becker. Welche Anrede ist richtig?